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SIAPE

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

Solución tecnológica para su negocio que facilita el control de administración total de tu comercio, de manera rápida, eficaz y segura.

Ventajas del uso del sistema SIAPE:

■ Múltiples empresas, usuarios y perfiles
■ Facturación electrónica
■ Optimización de la empresa
■ Mayor competitividad, menos costo
■ Mayor eficiencia, menos costo
■ Envio de facturas a correos de clientes
■ y mucho mas..

Adquiere Factura Electrónica y Documento Soporte

Adquiere un servicio robusto y seguro

Acelera el proceso de digitalización de tu empresa facturando electrónicamente, mejorando la productividad y ahorrando en costos operacionales.

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Grandes Ventajas

en una sola plataforma
Nuestra plataforma cuenta con grandes características que te ayudarán a que tu proceso de control y organización de inventario sea rápido y seguro.


Respaldo de información

Almacenamos tu base de datos
Cuenta con un respaldo de información seguro.

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Envío de Facturas

Envío Automático
Se envian automáticamente las facturas autorizadas al correo del cliente. El sistema cuenta con un agente de autorización que se encarga del proceso automáticamente.

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Fácil integración

Migramos sus datos al sistema
Adaptamos el sistemas según sus necesidades de negocio.

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INVENTARIO

Transferencias

Recepción / Entrega
Control de ingresos y egresos de tu enventario. Realiza transferencias de punto a punto y controla su recepción.

Cuando se trata de conocer exactamente cuántos materiales, artículos y productos tienes en tu inventario, representa también dinero. Una gestión correcta es un proceso importante que no puedes eliminar del éxito de tu empresa o negocio.

✅ CÓDIGOS
Registra uno o varios códigos ya sean códigos de barra o códigos ya existentes.

✅ LOTE/EXPIRACIÓN
Registra lotes y fechas de caducidad de tu inventario, alerta fechas y lotes proximos a caducar.

✅ PRECIOS
Actualiza automaticamente los precios o manualmente.

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TUTORIALES

Creación de Ítem






El inventario de SIAPE te permite controlar los productos que ofreces en tu empresa. Se debe crear los ítems para asi se relacione en tus recibos de venta o compra de manera rápida, eficaz y segura.

1. Ubicación: INVETARIO-MANTENIMIENTOS-ÍTEM
2. Etiqueta General: describimos el ítem, especificamos código, línea, categoria, tipo, marca
3. Etiqueta Unidades: especificamos la forma de venta del producto ya sea por unidades, cajas, blíster, litros etc.
4. Etiqueta Stock: definimos el costo promedio del producto, bodega, área, el mínimo y máximo de stock.
5. Etiqueta Precios: Definiremos el precio total por unidades cajas o blíster según corresponda.
*Permite definir varios PVP (precios) con diferentes conversiones (PVP1, PVP2, PVP3..).
*Permite definir y ajustar descuentos a convenir.
6. Etiqueta Proveedores: asociamos los codigos de los proveedores, para facilitar el ingreso de facturas por medio de un XML, mas información Clic aquí.
7. Etiqueta Lote de Productos: visteamos si el producto es perecible, ingresamos el lote, la cantidad y fecha de caducidad, nos permite registrar varios lotes con varias fechas de caducidad
VENTAS

Rápido, seguro e intuitivo


✅ Emisión de ventas

✅ Cotizaciones

✅ Notas de crédito

✅ Notas de débito


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Brindamos servicios de para nuestros clientes.
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TUTORIALES

Emisión de ventas





Nos permite realizar un documento de constancia de venta a los clientes (factura, nota de venta).

1. Ubicación: VENTAS-TRANSACCIONES-EMISION DE VENTAS
2. Cliente (F4): Ingresamos el numero de cédula o RUC del cliente. Presionar tecla (F4) para registrar un nuevo cliente.
3. Ítem (F5): Presionar tecla (F5) y seleccionamos los ítems que el cliente solicita..
4. Formas de pago (F3): Presionar tecla (F3), en esta ventana agregaremos la forma de pago recibida.
5. Guardar (F10): Presionar tecla (F10) para guardar.

Nota de crédito por devolución de ítem





1. Ir a MODULO VENTAS-TRANSACCIONES-NOTA DE CREDITO-DEVOLUCION DE ÍTEM.
2. Datos del cliente: ingresar el número de identificación del cliente.
3. Documento de venta: ingresar número de factura.
4. Clic en consultar.
5. Digitar la cantidad a devolver
6. Guardar




Para mas información Clic aquí

Nota de crédito por cancelación de ítems por entregar





1. Ir a MODULO VENTAS-TRANSACCIONES-CANCELACION DE ÍTEMS POR ENTREGAR.
2. Datos del cliente: ingresar el número de identificación del cliente.
3. Documento de venta: ingresar número de factura.
4. Clic en consultar.
5. Digitar la cantidad a devolver
6. Guardar




Para mas información Clic aquí

Nota de crédito por descuentos en precios





1. Ir a MODULO VENTAS-TRANSACCIONES-DESCUENTOS EN PRECIOS.
2. Datos del cliente: ingresar el número de identificación del cliente.
3. Documento de venta: ingresar número de factura.
4. Clic en consultar.
5. Digitar el porcentaje (99.99% para devolver todo el valor) o el valor de descuento.
6. Guardar




Para mas información Clic aquí

Nota de crédito por motivo configurable





1. Ir a MODULO VENTAS-TRANSACCIONES-NOTAS DE CREDITO-POR MOTIVO CONFIGURABLE.

2. Datos del cliente: ingresar el número de identificación del cliente.

3. Documento de venta: ingresar número de factura.

4. Clic en consultar.

5. En el caso necesitar crear un motivo, damos clic en el enlace azul con la palabra "Motivo", se abrira una nueva ventana donde describimos el motivo y la cuenta contable correspondiente y damos clic en guardar, de esta manera podremos utilizar esta opcion de motivo creada.

6. Seleccionamos el motivo y el valor, seleccionar gravado en el caso de agregar IVA y clic en el boton verde con el signo (+)

7. Clic en Guardar




Para mas información Clic aquí
COMPRAS

✔️ Ingreso de compra manual

✔️ Ingreso de compra a partir de un XML
✔️ Generación de órden de compra
✔️ Notas de crédito, Notas de débito
✔️ Compras con báscula



Encargada de suplir las necesidades de abastecimiento. Esto implica comprar o adquirir materias primas, productos semi acabados, repuestos o servicios necesarios para el funcionamiento de dicha empresa. Todo esto en el tiempo indicado, con la calidad especificada y al mejor costo posible.

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TUTORIALES

Ingreso de Documento de compra a partir de un XML autorizado





Solución tecnológica para su negocio que facilita el control de administración total de tu comercio,
de manera rápida, eficaz y segura.

1. Ubicación: INVETARIO-MANTENIMIENTOS-ÍTEM
2. Etiqueta General: describimos el ítem, especificamos código, línea, categoria, tipo, marca
3. Etiqueta Unidades: especificamos la forma de venta del producto ya sea por unidades, cajas, blíster, litros etc.
4. Etiqueta Stock: definimos el costo promedio del producto, bodega, área, el mínimo y máximo de stock.
5. Etiqueta Precios: Definiremos el precio total por unidades cajas o blíster según corresponda.
*Podemos definir varios PVP (precios) con diferentes conversiones (PVP1, PVP2, PVP3..).
*Podemos definir y ajustar descuentos a convenir.
6. Envio de facturas a correos de clientes
7. y mucho mas..

Ingreso de Documento de compra a partir de una orden de compra





Es muy habitual enviar órdenes a los proveedores. A partir de una orden de compra de un cliente puedes realizar la factura correspondiente de manera más rápida. Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el duplicado.

1. Ubicación: COMPRAS-TRANSACCIONES-GENERACION DE ORDEN DE COMPRA
2. Proveedor:ingresar identificación del proveedor
3. Ítem:buscar, seleccionar y agregar los ítems según corresponda
4. Clic en guardar.




CAJA/BANCO
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FACTURACION
FACTURACION
FACTURACION
FACTURACION
FACTURACION
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TUTORIALES

Abono parcial/total de Cuentas por Cobrar





1. Ir a MODULO CAJA/BANCO-INGRESOS-ABONO PARCIAL/TOTAL DE CUENTAS POR COBRAR.
2. Datos del cliente: Ingresamos el número de identificación del cliente.
3. Clic en consultar: Nos aparecerá los comprobantes pendientes de cobro del cliente seleccionado.
4. Seleccionamos la factura correspondiente y digitamso el valor a cobrar.
5. Ingresar forma de pago
Guardar




Para mas información Clic aquí

FORMAS DE PAGO
Existen diferentes formas de pago ya sea en facturas de venta o compra. Acontinuación describiremos los pasos a seguir en cuanto a un pago de cuentas por cobrar y sus formas de pago:

1. Ir a CAJA/BANCO-INGRESOS-ABONO PARCIAL/TOTAL DE CUENTAS POR COBRAR.
2. Datos del cliente: Ingresamos el número de identificación del cliente.
3. Clic en consultar: Nos aparecerá los comprobantes pendientes de cobro del cliente seleccionado.
4. Seleccionamos la factura correspondiente y digitamso el valor a cobrar.
5. Ingresar FORMA DE PAGO





6. Guardar




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Abono parcial/total de Cuentas por Pagar





1. Ir a MODULO CAJA/BANCO-EGRESOSS-ABONO PARCIAL/TOTAL DE CUENTAS POR PAGAR.
2. Datos del PROVEEDOR: Ingresamos el número de identificación del PROVEEDOR.
3. Clic en consultar: Nos aparecerá los comprobantes pendientes de pago del proveedor seleccionado.
4. Seleccionamos la factura de compra correspondiente y digitamos el valor a pagar.
5. Ingresar forma de pago
Guardar




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FORMAS DE PAGO
Existen diferentes formas de pago a una factura de compra. Acontinuación describiremos los pasos a seguir en cuanto a un pago de cuentas por pagar y sus formas de pago:

1. Ir a CAJA/BANCO-INGRESOS-ABONO PARCIAL/TOTAL DE CUENTAS POR PAGAR.
2. Datos del proveedor: Ingresamos el número de RUC del proveedor.
3. Clic en consultar: Nos aparecerá los comprobantes pendientes de pago del proveedor seleccionado.
4. Seleccionamos la factura correspondiente y digitamso el valor a pagar.
5. Ingresar FORMA DE PAGO





6. Guardar




Para mas información Clic aquí

CIERRE DE CAJA

Para realizar correctamente el cierre de caja debemos de tomar en cuenta los siguientes procesos:
1. Realizar el cuadre de caja »MODULO CAJA/BANCO - PROCESOS - CUADRE DE CAJA.
2. Realizar el ciere de caja »MODULO CAJA/BANCO - PROCESOS - CIERRE DE CAJA.


De tal manera que si deseamos anular el cuadre de caja debemos:
1. Anular cierre de caja.
2. Anular cuadre de caja.









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Cuando una factura fue emitida y pagada, la misma no aparecerá como cuentas por cobrar, pero debemos registrar una retención de la factura, y a su vez devolver el valor. Realizar los siguientes procesos:

1. Registrar el comprobante de retención como anticipo de cliente en: MODULO CAJA/BANCO - INGRESOS - REGISTRAR ANTICIPO RECIBIDO DE CLIENTE

2. Registrar devolución ya sea en efectivo u otros, en la opción: MODULO CAJA/BANCO - EGRESOS - REGISTRAR DECOLUCION DE ANTICIPO A CLIENTES

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PREGUNTAS FRECUENTES

El sistema SIAPE viene predefinido el usuario admin, podemos definir varios usuarios con diferentes permisos. A continuación, pasos para crear un usuario:

1. Ir a MODULO SEGURIDADES - DEFINICION DE USUARIOS.
2. Clic en nuevo.
3. Ingresar los datos del usuario.
4. Seleccionar el perfil del usuario correspondiente, registrado en definición de perfiles de usuario.
5. Seleccionar el establecimiento, punto de emision y bodega predeterminada.
6. Permisos de acceso: aqui definimos que permisos tendra el ususario.
7. Debemos seleccionar mínimo 1 precio,
8. clic en guardar.


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La contraseña por defecto de los usuarios es 123, si la contraseña fue cambiada y si llegará el caso de que se olvide deberá ser reseteada por el administrador para adquirir una nueva contraseña.

Donde el administrador o persona con los permisos correspondientes debe realizar los siguientes pasos:

1. Ir a MODULO SEGURIDADES - CONTRASEÑA DE USUARIO.
2. Seleccionar el usuario correspondiente.
3. Digitar nueva contraseña.
4. Digitar nuevamente la nueva contraseña para confirmar.
5. clic en guardar.


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Los conceptos de retenciones ya sea de IVA o RENTA estan definidos por defecto, en el caso de realizar algun cambio de concepto o definición de un nuevo concepto porque asi lo dispone la ley de impuestos, el administrador o el usuario con los permisos correspondientes deberá realizar los siguientes pasos:

1. Ir a MODULO IMPUESTOS - MANTENIMIENTOS DEFINICION DE CONCEPTOS DE RETENCION XXXX.
2. Clic en el boton nuevo para crear un nuevo concepto o seleccionamos el concepto ya establecido y desplegamos la flecha izquierda "V" para editar .
3. Definimos los cambios correspondientes.
4. clic en guardar.


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Para crear un usuario con un nuevo perfil con los permisos que deseemos, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Crear el perfil (MODULO SEGURIDADES - DEFINICION DE PERFILES DE USUARIO.)
2. Definir los permisos del perfil creado (MODULO SEGURIDADES - DEFINICION DE PERMISOS DE ACCESOS DE LOS PERFILES DE USUARIO).)
3. Definir el usuario (MODULO SEGURIDADES - DEFINICION DE USUARIOS).)


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Cuando anulamos en SIAPE un comprobante de factura, retención, nota de crédito o nota de debito, debemos anular el comprobante en el SRI:

1. Ingresar a la página web: SRI en línea
2. Escoger la opción facturación electrónica
4. Escoger la opción producción
5. Escoger la opción anulación
6. Ingresar número de identificación y clave
7. Seleccionar el tipo de comprobante a anular
8. ingresar lor datos correspondientes del comprobante a anular
9. Confirmar anulación comprobantes


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Cuando una factura fue emitida y pagada, la misma no aparecerá como cuentas por cobrar, pero debemos registrar una retención de cha factura, y a su vez devolver el valor. Realizar los siguientes procesos:

1. Registrar el comprobante de retencion como anticipo de cliente en: MODULO CAJA/BANCO - INGRESOS - REGISTRAR ANTICIPO RECIBIDO DE CLIENTE

2. Registrar devolución ya sea en efectivo u otros, en la opción: MODULO CAJA/BANCO - EGRESOS - REGISTRAR DECOLUCION DE ANTICIPO A CLIENTES


Las cuentas contables genericas son predefinidas, en el caso de que se desee definir una cuenta propia para llevar por separado la contabilidad, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Ir a MODULO CONTABILIDAD - MANTENIMIENTOS - CUENTA CONTABLE.
2. Debemos seleccionar el grupo (donde vamos a crear nuestra subcuenta), se nos habilitará el boton nuevo.
3. Dar clic en el boton nuevo.
4. Escribimos la descripción de la subcuenta nueva.
5. Clic en guardar.


Para emitir facturas electrónica debemos realizar una solicitud de emisión:

1. Ingresar a SRI EN LÍNEA
2. Seleccionamos Producción - Autorización
3. Ingresamos con nuestros datos.
4. Activa todas las opciones disponibles en la tercera columna de la derecha y haz clic en "Enviar".


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DESCARGA DE MANUALES


MANUALES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION "SIAPE"








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